2020年3月18日，香港訊 - 新冠狀病毒在世界各地持續擴散，暫停公眾活動及避免工作中社交接觸無疑是應對疫情最有效的預防方法。在現有情況下，「在家工作」將在短期內成為許多人工作的日常，但同時決策者在實施在家工作前，亦應先考慮各種挑戰及難題﹕

• 難以追查工作進度
• 觸發低生產力的風險
• 出現數據安全威脅
• 中央文檔庫是否準備就緒

不論是否因為新冠狀病毒的發生，在家工作的關鍵是要進行適當的信息管理並保持清晰的溝通。高效的企業信息管理（EIM）系統將會是管理上述風險的最佳方案。

一個可於網上應用而兼具安全及延伸性的信息管理解決方案，可助公司保持井井有條的營運。 有關業務重要數據可存檔於中央的數據庫中，以便在家工作期間輕鬆進行管理及知識共享。一套優越的EIM系統應俱備以下一些重要功能。

設有合規的數據儲存庫
業務運營中的資訊可能需要遵守法規並防止數據外洩。注重業務效能的企業信息管理軟件可讓用戶自定詞彙作自動數據索引、摘取及分類，確保大量文檔的整存，以及進行精確的搜索及有效的電子蒐證處理。

全面的保安控制
在進行在家工作的安排時，公司需要與客戶及員工共享文件。設置基於角色的用戶權限對於避免未經授權訪問機密數據非常重要。透過設計全面的企業信息管理軟件，公司可根據個人檔案、文件性質及文件夾配置而安排用戶權限，並確保檢閱管理、版本控制及審核跟進。

靈活的文檔制作與分派
在家工作可能會為團隊合作帶來障礙。一套高效能的企業信息管理軟件可在日常操作中與各種常用工具完全整合，例如結合Microsoft Office 365以實現靈活資訊存檔，又或者與Google Drive及Microsoft OneDrive兼容以輕鬆達至文件協作。這類功能應該包含在一套多功能的企業信息管理軟件之中，而系統亦應可讓用戶上載文件、圖片、電郵以至整個文件夾，讓團隊獲取重要的信息。

支援移動裝置的應用
如果員工只需要通過連接移動裝置至網絡就可以隨時隨地瀏覽工作文件，在家工作的安排絕不會成為耽誤業務或運營活動的原因。透過兼具應用程序的企業信息管理系統，用戶可使用系統中相同的權限來尋找目錄及文檔。用戶亦可通過任何以Wi-Fi連接的移動裝置內的功能來獲取數據，以確保資訊的安全。

新冠狀病毒已傳遍全球，在家工作已不再是企業營運的一個選項，而是應該規劃如何好好利用的必需品。現在是時候準備好一套能促進在家工作的信息管理系統，為您的下一步建立重要基礎。