2019年2月22日，香港訊 - 「採購」是一個相當繁瑣的業務，當中包括包裝溝通、審批工作流，連帶一連串纍贅的文檔流程，包括徵求資訊、徵求建議書、徵求報價等。正值資訊科技發達的年代，全球化市場的演化過程更是史無前例的急速。對於那些於早年設置並已應用已久的採購系統而言，要同時兼顧提升採購系統速度以及緊貼市場發展形勢，無疑是一個相當大的挑戰。

然而，資訊科技的發展不但改變了整個市場行為，更加快用戶適應市場的改變。根據高德纳公司(Gartner) 於2019年就採購管理作出的一項調查，多達87%來自公營或私營機構的資深業界專才均表示「電子化」已成為其公司首要考慮條件。

以合規合格的最佳實踐

根據Gartner的報告顯示，在當今浮動不定及競爭激烈的經濟中，多達60％公司受市場壓力而被迫加快整個購買過程，因此，企業往往不得不考慮縮短或跳過採購的步驟，意味著審查過程亦會相對應地縮短。但是，高達68％首席採購員表示曾經歷過寬鬆的審查制度，並指出該做法會導致員工採購成果良莠不齊。最明顯的是採購速度在日後將會有所限制，因為採購程序長期不一，使採購團隊無所適從，並會在記錄跟進及審批訂購等方面造成混亂。相反，應用電子化意味著整個工作流程將會有既定程序，系統亦要求每個用戶以標準化操作，有助企業以最佳的方式制定一統化。另一方面，正因電子存取不受時間或地域限制，加上文檔集中處理、採購應付安排、步驟跟蹤及資料驗證等自動化功能，企業的效益將會得到大幅度提升。

自動化意味流程加快，但並不代表成本昂貴

當許多企業正經歷愈發急速的產品和項目週期，必然會因追趕進度而造成巨大壓力，加上缺乏系統化程序，難以確保企業能夠如期完成各項安排，影響合作伙伴及顧客的信任，在惡性循環之下，情況有可能進一步惡化。 正因如此，自動化採購管理絕對是一項值得的投資，不但能夠提升客戶對企業的信心，更有助加快整個採購程序，雖然仍有許多人把數碼化與巨額投資聯繫在一起，但現實卻正正相反，軟件即服務（SaaS）容許企業靈活地進行電子採購，令營運成本下降，讓其處於投資的最佳時期。

下星期，科聯將會與您繼續討論「採購」的可持續性，以及分享科技如何助您實現目標。

電子化轉型: 可持續採購管理良方(二)

作者

余思捷

科聯企業採購管理 首席顧問