2020年3月18日，香港讯 - 新冠状病毒在世界各地持续扩散，暂停公众活动及避免工作中社交接触无疑是应对疫情最有效的预防方法。在现有情况下，「在家工作」将在短期内成为许多人工作的日常，但同时决策者在实施在家工作前，亦应先考虑各种挑战及难题：

• 难以追查工作进度
• 触发低生产力的风险
• 出现数据安全威胁
• 中央文档库是否准备就绪

不论是否因为新冠状病毒的发生，在家工作的关键是要进行适当的信息管理并保持清晰的沟通。高效的企业信息管理（EIM）系统将会是管理上述风险的最佳方案。

一个可於网上应用而兼具安全及延伸性的信息管理解决方案，可助公司保持井井有条的营运。 有关业务重要数据可存档於中央的数据库中，以便在家工作期间轻松进行管理及知识共享。一套优越的EIM系统应俱备以下一些重要功能。

设有合规的数据储存库
业务运营中的资讯可能需要遵守法规并防止数据外泄。注重业务效能的企业信息管理软件可让用户自定词汇作自动数据索引丶摘取及分类，确保大量文档的整存，以及进行精确的搜索及有效的电子搜证处理。

全面的保安控制
在进行在家工作的安排时，公司需要与客户及员工共享文件。设置基於角色的用户权限对於避免未经授权访问机密数据非常重要。透过设计全面的企业信息管理软件，公司可根据个人档案丶文件性质及文件夹配置而安排用户权限，并确保检阅管理丶版本控制及审核跟进。

灵活的文档制作与分派
在家工作可能会为团队合作带来障碍。一套高效能的企业信息管理软件可在日常操作中与各种常用工具完全整合，例如结合Microsoft Office 365以实现灵活资讯存档，又或者与Google Drive及Microsoft OneDrive兼容以轻松达至文件协作。这类功能应该包含在一套多功能的企业信息管理软件之中，而系统亦应可让用户上载文件丶图片丶电邮以至整个文件夹，让团队获取重要的信息。

支援移动装置的应用
如果员工只需要通过连接移动装置至网络就可以随时随地浏览工作文件，在家工作的安排绝不会成为耽误业务或运营活动的原因。透过兼具应用程序的企业信息管理系统，用户可使用系统中相同的权限来寻找目录及文档。用户亦可通过任何以Wi-Fi连接的移动装置内的功能来获取数据，以确保资讯的安全。

新冠状病毒已传遍全球，在家工作已不再是企业营运的一个选项，而是应该规划如何好好利用的必需品。现在是时候准备好一套能促进在家工作的信息管理系统，为您的下一步建立重要基础。